Hướng dẫn quản lý kho vật tư hiệu quả nhất

Cách quản lý kho hiệu quả là những mong muốn đối với mỗi doanh nghiệp nói chung và người quản lý kho hàng, kế toán kho nói riêng. Vậy có những phương pháp nào giúp kiểm soát kho hàng của bạn một cách tối ưu nhất.

Quản lý kho hiệu quả là gì?

Để biết cách quản lý kho hàng hiệu quả chúng ta cần định nghĩa được thế nào là quản lý kho đủ tiêu chuẩn và thế nào được coi là hiệu quả.

Quản lý kho được hiểu là việc kiểm soát các hoạt động trong kho xưởng như xuất, nhập, các số liệu được kiểm tra định kỳ như tồn kho, chuyển kho,… Quản lý kho hàng cần thiết cho tất cả những shop, cửa hàng nhỏ cho tới những doanh nghiệp tập đoàn lớn.

Tiêu chí quản lý kho đạt hiệu quả

Quản lý kho hàng được xem hiệu quả khi chúng ta làm được những việc dưới đây:

• – Không bị thất thoát hàng hóa: điều này do gian lận từ nhân viên hoặc quá trình kiểm kê, kiểm soát các hoạt động trong kho thiếu chi tiết. Vậy nên cách quản lý kho chặt chẽ giúp cho giảm thiểu tối đa chi phí bởi thất thoát hàng hóa.
• – Tối ưu được chi phí: Quá trình quản lý, luân chuyển hàng hóa vật tư thích hợp giúp cho sản phẩm không bị hỏng hóc, hết hạn không thể kinh doanh gây ra lãng phí không đáng có.
• – Tăng doanh thu: Tại sao lại nói vậy trong khi đây là công việc của kinh doanh bởi khi ta kiểm kê, quản lý tốt sẽ giúp bạn có kế hoạch nhập hàng bán chạy. Đáp ứng kịp thời công tác kinh doanh, còn đối với hàng tồn ế thì có các kế hoạch khuyến mại hợp lý.
• – Hiệu quả cho vốn lưu động: Đây là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh, khi mà chúng ta quản lý lưu thông hàng hóa tốt thì có thể dự trù được vốn và rút ngắn được vòng quay của vốn lưu động.

Cách quản lý kho hiệu quả cho mọi lĩnh vực

Sau khi đã biết được quản lý kho hiệu quả là gì, phần này sẽ hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả. Tùy vào mô hình cũng như tính chất hàng hóa của công ty, cửa hàng mà áp dụng theo những phương pháp đã được đúc kết và chia sẻ dưới đây nhé.

1. Phương pháp quản lý kho LIFO và FIFO

Tùy vào hàng hóa doanh nghiệp mà sử dụng phương pháp lưu trữ thích hợp. Đây là 2 thuật ngữ sử dụng đối với quản lý hàng tồn trong kho hàng.

FIFO dịch ra là nhập trước xuất trước: Ứng dụng cho các sản phẩm hàng hóa có thời hạn lưu kho ngắn ngày như bánh kẹo, đồ tiêu dùng, thời trang theo xu hướng, đồ công nghệ,….

LIFO dịch ra là nhập trước xuất sau: Ứng dụng cho các sản phẩm hàng hóa có thời hạn lưu kho dài mà đảm bảo được chính xác về giá bán và chi phí sản xuất.

2. Tạo mã SKU cho hàng hóa

Khi tạo mã hàng hóa này theo ký tự và số giúp xác định vị trí hàng và tên hàng là gì.

Ví dụ cụ thể: một sản phẩm lưu tại khu B kệ 2 tầng 4, vị trí ô hàng 17 thì ký hiệu mã phù hợp là B-01020417.

Mỗi doanh nghiệp dựa vào ngành hàng mà có cách đặt mã số cụ thể và linh hoạt khi nhập liệu  excel.

Cần tránh một số ký tự / \ ,

3. Tạo sơ đồ lưu trữ kho hàng khoa học

Thông qua thiết kế kho hàng chúng ta sẽ tạo ra bản vẽ sơ đồ lưu trữ trong kho để có thể trực quan hình dung trong quá trình quản lý.

Sơ đồ rất thiết thực đặc biệt với kho hàng trung bình và lớn, từ đó mà có thể bố trí sắp xếp thêm hay thay đổi sao cho hợp lý để quản lý kho tốt hơn.

4. Cách quản lý kho hiệu quả với với kệ để hàng

Quản lý kho tốt hơn, hiệu quả hơn khi doanh nghiệp bạn có hệ thống kệ để hàng hóa giúp chia hàng hóa thành từng loại. Giúp tạo sơ đồ, quy trình xuất nhập LIFO FIFO, tạo mã SKU trở nên khoa học hơn.

Ngoài ra còn tiết kiệm rất nhiều không gian kho xưởng, chi phí kho bãi: điện, nước, bảo trì, vệ sinh,….

5. Kiểm kho theo chu kỳ thời gian

Theo các chuyên gia quản lý logistics khuyến nghị nên kiểm tra kho thường xuyên trung bình 4 tháng một lần. Đối với kho hàng nhỏ hoặc doanh nghiệp muốn kiểm soát lưu lượng tốt hơn thì có thể tăng tần suất kiểm kho lên.

Dưới đây là một số thông tin tiêu chí kiểm tra bổ sung sau những mốc kiểm tra cơ bản:

• – Số lượng hàng hàng được đối chiếu với phiếu xuất kho, kế toán.
• – Chất lượng hàng hóa (tốt, hư hại, không thể kinh doanh).
• – Những yếu tố cần khắc phục khác khách quan

6. Bảo vệ kho hàng

Bảo vệ và hệ thống camera an ninh là những gì tôi muốn nhắc tới trong phần này. Để quản lý kho hàng tốt không thể thiếu được những công cụ, phương tiện hỗ trợ.

7. Tính vòng quay hàng tồn kho

Quá trình tính vòng quay tồn kho này giúp xác định dự toán chính xác về thời gian nhập hàng đó. Bạn sẽ tính được thời gian xuất hết hàng, tồn lại bao nhiêu từ đó có kế hoạch nhập hàng chính xác với số lượng, loại hàng, thời điểm.

8. Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất kho

Đối với các cửa hàng, doanh nghiệp có tần suất xuất kho liên tục thì việc này bị lơi lỏng theo thời gian. Chính yếu tố này tạo nên những rủi ro khó nắm bắt.

Đồng thời với quá trình này bạn cũng kiểm tra được chất lượng đầu ra để tối ưu thời gian, công sức và đáp ứng mục tiêu kép.

9. Xây dựng mối quan hệ với nhà sản xuất

Khả năng thích ứng nhanh là điều quan trọng trong quá trình quản lý hàng hóa. Nếu bạn là thương mại cần có sự liên kết chặt chẽ với nhà sản xuất để luân chuyển hàng hóa linh hoạt hơn. Từ đó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

10. Kế hoạch dự phòng luôn sẵn sàng

Mọi công việc không chỉ với quản lý kho hàng mới cần kế hoạch dự phòng, bởi mục đích là để giảm thiểu thiệt hại hoặc hạn chế tối đa bị động về quản lý trong mọi tình huống.

Lưu ý khi để quản lý kho hiệu quả hơn

Để tối ưu được công việc quản lý kho hiệu quả chúng ta cần lưu ý một vài chia sẻ dưới đây:

• – Đảm bảo an toàn bằng cách niêm phong hàng hóa, khóa kho cẩn thận.
• – Mọi hoạt động trong kho người quản lý cần kiểm soát được toàn bộ trong đó có cả yếu tố con người đến kho.
• – Kho luôn có bảo vệ hoặc camera quan sát để đảm bảo tính an toàn tối đa.
• – Nên có các kế hoạch chi tiết với định mức cụ thể cho các hạng mục: hàng  tồn kho, hàng xuất nhiều nhất, lưu lượng lưu trữ, mật độ xuất nhập,….

Trên đây là những chia sẻ chi tiết về cách quản lý kho hiệu quả mong rằng bạn có những thông tin hữu ích cho công việc quản lý của mình. Chúc bạn thành công!

• Nguồn tham khảo: https://www.veeqo.com/blog/warehouse-management